“Em nghe rõ không, em nói lại phần chi phí giúp chị.” Tôi ngồi bệt trên sàn phòng trọ ở Bình Thạnh, tai đeo một bên tai nghe, tay còn cầm đũa ăn dở tô mì. Cuộc họp nhóm thực tập bắt đầu lúc bảy giờ tối, tôi vào trễ mất bốn phút vì mải xếp lại mớ tài liệu. Đúng lúc đó tôi mới nhận ra: nói sao cho gọn và ghi sao cho đủ là hai chuyện khác nhau hoàn toàn.
Chuẩn bị trước khi vào phòng họp ảo
Tôi thực tập ở một công ty nhỏ nằm trên đường Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1, cách trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn không xa. Nhóm tôi có bốn người, hai bạn ở Cần Thơ và Đà Nẵng, một bạn ở Thủ Đức, còn tôi ở Bình Thạnh. Vì vậy họp online gần như là lựa chọn duy nhất. Buổi đầu, tôi vào họp với đúng cái đầu rỗng, đến khi chị phụ trách hỏi thì tôi ú ớ đọc lại nguyên đoạn chat cũ. Tan họp, tôi tự ái nên quyết định làm khác.
Trước mỗi buổi, tôi dành mười lăm phút mở file kế hoạch, gạch ra ba thứ: phần mình phụ trách, con số mình phải nhớ, và một câu hỏi mình muốn hỏi. Ba gạch đầu dòng đó tôi viết vào giấy nhớ dán mép màn hình, chứ không mở thêm tab. Nghe thì nhỏ, nhưng từ lúc làm vậy, tôi không còn cảnh vừa họp vừa loay hoay tìm lại thông tin. Tôi cũng chuyển sang dùng tai nghe có dây thay vì tai nghe bluetooth, vì pin nó hay tụt giữa buổi. Một lần tai nghe hết pin, tôi phải nói qua loa điện thoại, cả nhóm nghe tiếng xe ngoài hẻm chạy ầm ầm, phải nhắc lại hai lượt. Nhục thật.
Phát biểu sao cho người khác chép kịp
Cái tôi sửa đầu tiên là cách mở miệng. Trước kia tôi hay nói “Dạ em xin phép trình bày về phần của em thì trước hết là…” rồi lan man. Giờ tôi vào thẳng: “Phần của em có hai việc, việc một xong rồi, việc hai cần chị chốt.” Nói theo thứ tự số, ai cũng theo dõi được. Khi bị hỏi một câu mình chưa có câu trả lời, tôi học cách nói thật: “Cái này em chưa kiểm, cho em tới tối nay.” Nghe xong chị phụ trách chỉ nói “ừ”, chứ không khó chịu. Tôi nghĩ cái làm người khác bực là mình nói vòng rồi để họ tự đoán, chứ không phải mình nhận là chưa biết.
Một chi tiết tôi phải tập nhiều lần: nhìn vào camera khi nói về mình, và nhìn xuống giấy khi nói về số. Tôi còn đặt điện thoại ở chế độ im lặng, lật úp xuống bàn. Cái thói vừa họp vừa liếc thông báo khiến tôi mất nhịp, người khác hỏi lại thì phải nhờ họ nhắc. Sau khi sửa, thời lượng phần tôi phát biểu ngắn lại, còn khoảng hai phút, mà chị phụ trách gật đầu luôn, không phải hỏi thêm câu nào.
Ghi chú kiểu gì để không phải hỏi lại
Tôi từng ghi chú kiểu chép chính tả, ai nói gì chép nấy, hết buổi nhìn lại một trang dài mà không biết việc nào là của mình. Giờ tôi chia trang giấy thành hai cột. Cột trái ghi việc, cột phải ghi ai làm và hạn. Chỉ ghi động từ và con số, không ghi cả câu. Ví dụ “bảng chi phí, 5 mục, nộp thứ Năm” gọn hơn hẳn câu “chị nhờ em làm lại bảng chi phí cho đủ năm mục và gửi trước thứ Năm”.
Về chuyện tiền, tôi từng hớ một lần đáng nhớ. Nhóm tôi làm bảng dự trù cho một sự kiện nhỏ. Lần đầu tôi ghi tiền in ấn là 120.000 đồng, sát với giá thật ở tiệm photo trên đường Xô Viết Nghệ Tĩnh. Nhưng tôi quên không tính tiền gửi xe và tiền nước khi đi in, thành ra cả buổi chiều đó tôi phải bù thêm 35.000 đồng từ tiền ăn. Hôm sau họp, tôi bị hỏi số tổng, tôi đọc con số cũ, cả nhóm chốt sai. Phải mất thêm một buổi để sửa. Từ đó, tôi luôn ghi rõ trong ngoặc những khoản lặt vặt, chứ không để nó nằm trong đầu.
Những lần tôi làm sai và cách chữa
Có lần tôi ghi chú bằng cách gõ vào khung chat, gõ xong quên bấm gửi, hết họp mở ra mới thấy nó còn nằm đó. Cũng có lần tôi ghi tắt quá đà, đến hôm sau đọc lại chữ “BC” mà không hiểu là báo cáo hay biên bản. Tôi phải nhắn riêng cho một bạn trong nhóm để hỏi lại, mất thêm mấy phút, mà còn ngại. Giờ tôi ghi tắt có quy ước, mở đầu trang giấy luôn có một dòng chú thích ba chữ viết tắt mình hay dùng.
Một chuyện khác liên quan đến chỗ ở. Hợp đồng thuê trọ của tôi ghi tiền cọc hai tháng, tôi đọc qua loa rồi ký. Đến lúc tính chuyển đi, tôi mới phát hiện trong giấy có mấy dòng về việc báo trước, mà tôi không nhớ rõ nội dung. Tôi không dám nói chắc chuyện gì đúng chuyện gì sai, chỉ biết kinh nghiệm là đọc kỹ từng dòng và giữ lại một bản có chữ ký hai bên. Từ đó, tôi cũng áp dụng cách đó cho mọi thứ: đọc lại, hỏi lại, ghi lại, thay vì tin vào trí nhớ của mình sau một ngày dài đi làm thêm.
Một buổi họp gọn sau khi đổi cách làm
Buổi họp gần nhất, tôi vào sớm ba phút, giấy nhớ dán sẵn, tai nghe cắm dây, đèn phòng bật lên cho rõ mặt. Phần tôi nói gọn trong khoảng hai phút, gồm một câu kết quả và một câu xin ý kiến. Tôi chép được mười một dòng, trong đó có bốn việc của tôi kèm hạn, không phải hỏi lại ai câu nào. So với hồi đầu, khi tôi còn phải nhắn tin hỏi lại ba lần sau mỗi buổi, giờ số lần hỏi lại giảm còn không. Tôi không dám nói mình đã giỏi, chỉ thấy nhẹ người hơn khi tan họp, còn kịp ghé quán cơm trên đường về, ăn một phần 35.000 đồng rồi mở lại trang giấy xem tối nay phải làm gì trước.
Đọc thêm: Portfolio sinh viên thiết kế: chọn dự án nào để không bị loãng
